El crecimiento de colecciones y fondos documentales lleva muchas veces a la imposibilidad de recuperación y acceso a colecciones, documentos y su información. La falta de espacio y la desorganización dificultan progresivamente el registro (saber que se tiene y donde está), y la limpieza. Al mismo tiempo es frecuente que el inventario quede desactualizado. La misión de las instituciones culturales es la consulta de sus documentos, la investigación y el disfrute de los bienes por parte de las comunidades en las que se insertan. La oferta tiene como objetivo poner en servicio las colecciones y/o fondos documentales para construir ciudadanía y rescatar la memoria compartida.